BAS (Business Automation Software) – програми для автоматизації обліку по різним контурам бізнесу. І хоча деякі прискіпливо до них відносяться, все одне більшість компаній використовує саме ці системи для оптимізації процесів. Чому так? Бо BAS залишаються єдиними програмами, які закривають всі потреби по різним видам обліку.
Як уникнути зайвих витрат?
Купити програму недостатньо. Клієнти часто помиляються саме у виборі системи, оскільки неправильно оцінюють своє підприємство в розрізі програмного продукту. У такому випадку обов’язково потрібно приділити увагу впровадженню BAS і компанії-підряднику цих програм. Партнер повинен мати досвід і чітку структуру для точного підбору системи.
У компанії Bit-ua використовується налагоджений алгоритм роботи під час впровадження продуктів BAS. Нам важливо не просто продати програму, а допомогти клієнту вирішити його проблему.
Етапи впровадження BAS системи
Етапи впровадження системи BAS – це послідовність дій, що дозволяє налаштувати систему під конкретні вимоги бізнесу. Використання спочатку саме такого підходу допомагає зменшити ризики та помилки під час подальшої роботи в програмі.
- Аналіз потреб бізнесу – перша стадія впровадження. Відіграє ключову роль у подальшому підборі системи та роботи в ній.
На цьому етапі ми ставимо такі питання:
- Який основний вид діяльності вашої компанії? Різні сфери бізнесу мають свою специфіку, тому важливо врахувати всі нюанси бізнес-процесів підприємства.
- Яка системи оподаткування використовується?
- Скільки користувачів одночасно будуть працювати в програмі? Це впливає на вибір ліцензії та кількість необхідних робочих місць.
- Для скількох організацій буде використовуватися програма?
- Чи планується вести складний облік зарплати? Відпускні, лікарняні, графіки робочого часу.
- Налаштування програмного забезпечення – наступний крок впровадження. Важливий для визначення рівні підтримки та технічних вимог.
- Де планується встановлення програми: на власному сервері чи з використанням хмарного рішення?
- Чи користується компанія іншими програмними продуктами, яким потрібна інтеграція з BAS?
- Перенесення даних зі старої системи – серйозний етап при впровадженні системи, який сильно впливає на терміни роботи.
- Чи потрібен перенос даних з існуючих систем?
- Які саме дані потрібно перенести в нову програму?
- Навчання користувачів – стратегічний етап, який забезпечує впевненість у роботі системи в довгостроковій перспективі.
- Чи потребується навчання користувачів по роботі з програмою?
- Які відділи та скільки співробітників потребують навчання?
- Тестування та запуск – заключні кроки в процесі впровадження. Хоча багато роботи було зроблено до цього, але все одно доопрацювань не оминути.
Схема впровадження BAS системи
Підтримка після впровадження
Програмне забезпечення має залишатися актуальним, інакше програма стає технічно застарілою та складною у супроводі. Знайти нового фахівця для оновлення старої та доопрацьованю системи дуже складно. До того ж в таких випадках існує ризик зламати функціонал, який був дописан. За свій багаторічний досвід компанія Bit-ua зіткнулася з великою кількістю таких випадків, тому наша команда супроводу — це впевненість у тому, що програма завжди залишатиметься актуальною.
Будь-яка програма має пройти випробування часом. Нерідко виникають випадки, коли після успішного впровадження у користувачів виникають нові або забуті вимоги до системи. Це цілком нормально, але треба завжди мати надійну команду, яка може внести ці зміни.
Висновок
Впровадження систем BAS не може бути легким та швидким. Кожен етап вимагає залученності як з боку підрядника, так і з боку клієнта. Глибоке розуміння всіх бізнес-процесів дозволяє правильно та практично інтегрувати програму в корпоративне середовище. Програма має стати робочим інструментом, а не просто забаганкою.
Оновлено 24.04.2025
